Los Incoterms® son reglas internacionales creadas por la Cámara de Comercio Internacional para definir cómo se reparten costes, riesgos y responsabilidades entre comprador y vendedor en una operación de comercio exterior. Se actualizan periódicamente y la versión vigente es la Incoterms 2020. Aplicarlos correctamente es esencial para evitar conflictos, retrasos y sobrecostes. Sin embargo, en la práctica muchas empresas cometen errores que pueden comprometer toda una operación internacional. Detectarlos a tiempo y corregirlos es clave para garantizar transacciones claras y seguras.
La importancia de la precisión en la entrega
Uno de los errores más comunes al usar Incoterms es no especificar con precisión el lugar de entrega. Muchos contratos se limitan a poner “FCA Madrid” cuando en realidad deberían detallar el punto exacto, por ejemplo: “FCA Aeropuerto Adolfo Suárez Madrid-Barajas, Terminal de Carga 2, España – Incoterms® 2020”. Esta diferencia, que puede parecer mínima, es crucial: sin un lugar claramente definido, no queda claro dónde cambian los riesgos y responsabilidades, lo que puede dar lugar a disputas costosas. La recomendación es incluir siempre la ubicación más precisa posible en contratos, facturas y documentos de transporte.
Elegir el Incoterm adecuado sí importa
Otro fallo frecuente es elegir un Incoterm que no corresponde al medio de transporte. No todos los Incoterms son universales. Por ejemplo, FAS, FOB, CFR y CIF solo aplican a transporte marítimo o fluvial, pero aún hoy se usan indebidamente en envíos aéreos o terrestres. Un caso típico es usar FOB Madrid para un envío aéreo a EE. UU., cuando lo correcto sería FCA o CIP. Antes de seleccionar un Incoterm, es fundamental confirmar si se trata de un término exclusivo marítimo o multimodal. Esta simple verificación evita errores que pueden afectar tanto la logística como la cobertura legal.
Qué regulan (y qué no) los Incoterms
También es habitual creer que los Incoterms regulan aspectos como la forma de pago o la transferencia de propiedad de la mercancía. Esto es falso. Los Incoterms solo establecen quién asume los costes, desde qué punto se transfieren los riesgos y dónde se considera realizada la entrega.
La forma de pago, las condiciones comerciales y la transferencia de propiedad deben definirse en cláusulas separadas dentro del contrato de compraventa internacional. Mezclar conceptos puede generar vacíos legales que complican la operación y dificultan su ejecución.
Mantenerse actualizado: Incoterms 2020
A esto se suma que muchas empresas siguen trabajando con versiones antiguas, como Incoterms 2010. Esto genera confusión y riesgos innecesarios, ya que en 2020 se realizaron cambios relevantes. Por ejemplo, se eliminó el término DAT (Delivered at Terminal) y fue sustituido por DPU (Delivered at Place Unloaded), más flexible y aplicable a más escenarios logísticos. También se reforzaron aspectos de seguridad y precisión en la entrega. Actualizarse a Incoterms 2020 no es una opción: es una obligación para garantizar que todas las partes entiendan las mismas reglas.
El seguro no es un detalle menor
Otro error crítico es subestimar el seguro. No todos los Incoterms ofrecen la misma cobertura. En CIF, por ejemplo, el vendedor solo está obligado a contratar un seguro mínimo (ICC-C), mientras que en CIP debe asegurar la mercancía al 110 % del valor con cobertura amplia (ICC-A). Si se desconoce esta diferencia, la mercancía puede quedar insuficientemente protegida ante daños o pérdidas. Lo ideal es definir desde el principio el nivel de cobertura necesario y, si es preciso, complementarlo con cláusulas contractuales adicionales.
Documentar correctamente evita conflictos
Incluso cuando se selecciona el Incoterm adecuado, muchas empresas fallan al no documentar correctamente las responsabilidades. No basta con incluir el término en el contrato: debe reflejarse con exactitud en la factura, en el conocimiento de embarque y en toda la documentación logística. Un ejemplo común es acordar FCA pero no indicar claramente el punto exacto de entrega ni qué parte asume el despacho aduanero, lo que puede provocar retrasos o costos adicionales inesperados.
Checklist práctico para evitar errores
| Error común | Consecuencia práctica | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Lugar de entrega poco claro | Confusión sobre cuándo se transfiere el riesgo | Indicar ubicación exacta en contrato y documentos |
| Incoterm inadecuado | Falta de cobertura legal o logística | Verificar si el término es marítimo o multimodal |
| Confiar en Incoterms para el pago | Vacíos contractuales | Incluir cláusulas de pago y propiedad por separado |
| Usar versiones antiguas | Condiciones desactualizadas | Aplicar siempre Incoterms® 2020 |
| No definir bien el seguro | Pérdidas no cubiertas ante incidentes | Elegir cobertura adecuada (ICC-A si es necesario) |
| Documentación imprecisa | Retrasos y disputas | Reflejar el Incoterm y responsabilidades en toda la documentación |
Evitar errores con Incoterms no requiere conocimientos jurídicos complejos, sino criterios claros y buenas prácticas. Especificar el punto de entrega con precisión, elegir el Incoterm correcto, complementar con contratos bien redactados, mantenerse actualizado, asegurar adecuadamente la mercancía y documentar todo con rigor puede marcar la diferencia entre una operación fluida y una llena de complicaciones.
Un ejemplo lo demuestra: una empresa española exporta maquinaria a Nueva York usando CIP Aeropuerto JFK – Incoterms® 2020. El vendedor contrata transporte y seguro ICC-A al 110 %, el comprador asume riesgos al llegar al aeropuerto destino, y el contrato define claramente la forma de pago y la transferencia de propiedad. Resultado: una operación transparente, sin disputas y con todas las responsabilidades claras.
Los Incoterms regulan costes, riesgos y entregas. Los contratos regulan precio, pago y propiedad. Entender esta diferencia y aplicarla correctamente te permitirá operar con mayor seguridad, eficiencia y competitividad en el comercio internacional.
